18. Januar 2022
Im Rahmen des Compliance-Management-Systems eines Unternehmens können Maßnahmen empfehlenswert sein, mit deren Hilfe Beschäftigte oder auch Außenstehende (Kunden, Geschäftspartner) ein Fehlverhalten im Unternehmen melden können. Solche Hinweisgeber- oder Whistleblower-Systeme lassen sich über spezielle Kommunikationslösungen (z. B. Telefon-Hotline, E-Mail-Adresse, Internet-/Intranet-Seiten) oder durch die Einschaltung einer Vertrauensperson (Ombudsperson) einrichten.
Eine spezialgesetzliche Regelung für die Einrichtung gibt es hierzulande bislang allerdings nicht. Zwar war bis zum 17.12.2021 die europäische Hinweisgeberrichtlinie aus dem Jahr 2019 umzusetzen – Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23.10.2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden –, entsprechende Gesetzgebungsverfahren in Deutschland scheiterten bislang jedoch. Ob die Richtlinie nun unmittelbare Wirkung entfaltet oder ob es dafür doch noch eines eigenen Umsetzungsgesetzes in Deutschland bedarf, wie es im Koalitionsvertrag von SPD, B 90/Grünen und FDP angekündigt wurde, ist rechtlich nicht ganz klar.
In jedem Fall sieht die Richtlinie vor, dass Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten zuverlässig funktionierende Meldekanäle einrichten müssen. Zudem werden Schutzvorkehrungen vorgeschrieben, um Hinweisgeber und ihre Unterstützer vor Repressalien zu schützen. Außerdem sind die Unternehmen dazu verpflichtet, innerhalb festgelegter Fristen auf gemeldete Missstände zu reagieren und die Meldungen weiter zu verfolgen.
Im Rahmen derartiger Hinweisgebersysteme können Beschäftigte u. U. sogar dazu verpflichtet werden, von sich aus auf Missstände im Unternehmen hinzuweisen. So müssen schwer wiegende Verstöße, die zu einer Haftung des Unternehmens führen oder zumindest zu einem Reputationsschaden führen können, dem Vorgesetzten oder einer anderen hierfür vorgesehenen Person/Stelle im Unternehmen aufgrund der allgemeinen Pflicht zur Schadensabwendung durch den Arbeitnehmer gemeldet werden. Diese Meldepflicht gilt nur dann nicht, wenn sich der Arbeitnehmer selbst einer Straftat bezichtigen müsste. Andererseits sind Beschäftigte im Grundsatz berechtigt, Straftaten ihres Arbeitgebers anzuzeigen. Die Beschäftigten dürfen aber auch nicht generell Straftaten des Arbeitgebers zur Anzeige bringen, wenn es ihnen darum geht, dem Arbeitgeber Schaden zuzufügen.
Die verbindliche Einführung eines Hinweisgebersystems unterliegt der Mitbestimmung durch den Betriebsrat, da hier für die Beschäftigten eine bestimmte Verhaltenspflicht begründet und das Ordnungsverhalten geregelt wird. Dies gilt jedenfalls, wenn die Beschäftigten ausdrücklich und verbindlich zur Nutzung dieses Systems angewiesen werden. Im Übrigen besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats, wenn mit Hilfe technischer Mittel Telefonate der Beschäftigten aufgezeichnet oder Verbindungsdaten erfasst werden können. Solche technischen Mittel sind zur Kontrolle der Beschäftigten geeignet, sodass ihre Einführung und Anwendung der Mitbestimmungspflicht unterliegt, selbst wenn sie gar nicht zur Kontrolle der Beschäftigten eingesetzt werden (Neufeld/Knitter, BB 2013, 821, 822).
Im Übrigen müssen die Anforderungen des Beschäftigtendatenschutzes gemäß § 26 BDSG auch bei Hinweisgeber-Systemen beachtet werden. So ist bei einem System, das anonyme Hinweise ermöglicht, sicherzustellen, dass die Daten des Meldenden tatsächlich anonym bleiben. Nur wenn es sich um einen erkennbar offenen Hinweis handelt, kann davon ausgegangen werden, dass der Hinweisgeber in die Erhebung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einwilligt.
Die Kanzlei baum reiter & collegen begleitet Unternehmen, Geschäftsleitungen und Betriebsräte bei Aufbau sowie Überprüfung solcher Systeme und steht für die Einrichtung von Hotlines, EDV-basierte Möglichkeiten für die Eingabe von Hinweisen und Beschwerden sowie für die Position als neutrale Ombudsstelle zur Verfügung.
