23. März 2022
Legal-Tech ist in aller Munde und in der Privatwirtschaft längst angekommen. Es stellt sich aber die Frage, ob Digitalisierung durch Legal-Tech auch in der Verwaltung für Mehrwerte sorgen kann. Die Antwort lautet: aber natürlich!
Mit automatisierten Verfahren sollen Unterlagen analysiert, rechtliche Prüfungen durchgeführt, Dokumente erstellt oder Ansprüche durchgesetzt werden. In der Privatwirtschaft – sei es in Anwaltskanzleien, bei sonstigen Rechtsdienstleistern wie etwa „Flightright“ oder in Unternehmen – befindet sich der technische Fortschritt in vollem Gange.
Das Wort LegalTech setzt sich zusammen aus „legal services“ sowie „technology“ und zielt auf die Digitalisierung der juristischen Arbeit ab. Vollständige Rechtsdienstleistungen oder einzelne Arbeitsprozesse sollen automatisiert ablaufen, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und dabei gleichzeitig Kosten einzusparen. Parallele Entwicklungen sind in der Finanz- und Versicherungsbranche zu beobachten, wo so genannte FinTechs und InsureTechs den Markt zu erobern beginnen.
Legal-Tech kann zunächst überall dort zum Einsatz kommen, wo Sachverhalte erfasst und rechtlich bewertet werden sollen. Die Technik hilft dabei, die wesentlichen sowie entscheidenden Informationen abzufragen und zu ordnen. Dabei kommen insbesondere elektronische Formulare zum Einsatz, welche die richtigen Fragen stellen und im Idealfall optionale Antwortmöglichkeiten anbieten. Gespeichert werden sodann kein Fließtext, wie etwa eine E-Mail, sondern strukturierte Informationen. Auf diese Informationen können vorab hinterlegte gesetzliche Vorschriften automatisiert angewandt werden. Die Ergebnisse der rechtlichen Prüfung werden dann weiterverarbeitet, indem z. B. passende Dokumente wie Korrespondenz oder Verträge erstellt werden. Es folgen dann weitere Schritte wie etwa ein automatisierter Dokumentenversand, das Auslösen interner organisatorischer Prozesse oder weitergehende Kommunikation mit Dritten. Im Ergebnis wird dann ein Sachverhalt juristisch bewertet und bearbeitet, ohne dass sich im Einzelnen Juristen den Kopf zerbrechen müssen. Im besten Falle läuft der Prozess ohne persönliche Beteiligung eines Mitarbeiters durch. Auf diese Weise lässt sich ohne zeitliche Verzögerung und bei gleichbleibender Qualität eine große Anzahl an Aufgaben erledigen. Das rechtliche Wissen steckt nicht mehr allein in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter, sondern zudem auch in der Technik. Diese kann ständig weiterentwickelt, angepasst und verbessert werden. Dadurch frei werdende, wertvolle Mitarbeiterressourcen lassen sich dann anderweitig nutzen – etwa zur Optimierung interner Prozesse oder zur persönlichen Betreuung von Vertragspartnern oder Kunden.
Die beschriebenen Möglichkeiten dürften insbesondere auch für die Verwaltung interessant sein. Ein typisches Verwaltungshandeln ist die Bearbeitung von Bürgeranfragen wie etwa im Bereich Ordnungsrecht. Hier ist es typisch, dass sich die Anfragen in den verschiedenen Abteilungen wiederholen. Es kommt immer wieder auf dieselben gesetzlichen Grundlagen an. Die Schwierigkeit besteht darin, die Angaben des Bürgers zu erfassen, rechtlich zu bewerten und notwendige Prozesse wie etwa den Erlass eines Bescheids auszulösen. Zur Abfrage der Informationen sind bereits Formulare im Einsatz, die sodann aber nur beschränkt elektronisch weiterverarbeitet werden können. In vielen Bereichen der Verwaltung wäre an dieser Stelle anzusetzen. Auch komplexe Sachverhalte könnten vollelektronisch und strukturiert erfasst und mithilfe rechtlicher Subsumtionsmaschinen weiterbearbeitet werden. Angespannte Personalsituationen lassen sich auf diese Weise auflösen, und der Service und die Erreichbarkeit für die Bürger würde verbessert.
Das Angebot von LegalTech-Dienstleistern wird sich in Zukunft weiter vergrößern und den Rechtsmarkt verändern. Auf diesen Digitalisierungs-Zug könnte auch die Verwaltung aufspringen und sich organisatorisch neu und verbessert aufstellen.
