Neues Nachweisgesetz: Wichtige Änderungen für Arbeitgeber
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Das neue Nachweisgesetz: Welche Änderungen für Arbeitgeber ab dem 1. August wichtig werden 

Neues Nachweisgesetz: Wichtige Änderungen für Arbeitgeber

Zum 01. August 2022 wurde das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU („Arbeitsbedingungsrichtlinie“) 2019/1152 verabschiedet. 

Das neue Nachweisgesetz bringt zahlreiche Änderungen für Arbeitgeber mit sich. Auch können Bußgelder von jeweils bis zu 2.000 EUR gegen Unternehmen verhängt werden, wenn gegen Vorschriften verstoßen wird. Aufgrund „neuer Arbeitsformen“ sollen Arbeitnehmer*innen umfassend, zeitnah und schriftlich in einer leicht zugänglichen Form über die wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden. Dies führt zu Änderungen im Teilzeit- und Befristungsgesetz. Z.B. die Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen. Eine schematische Probezeit von 6 Monaten bei einer maximal 12 monatigen Befristung wird nicht mehr möglich sein.  

Auch das Nachweisgesetz ist durch die Umsetzung der Arbeitsbedingungsrichtlinie von Änderungen betroffen. Es besteht fortan eine Nachweispflicht in Bezug auf: 

  • das Enddatum einer vereinbarten Befristung 
  • den Arbeitsort 
  • die Kündigung 
  • die Vergütungszusammensetzung 
  • die Probezeit 
  • den Umfang des Fortbildungsanspruchs 
  • die Überstunden und die Abrufarbeit sowie 
  • die Identität des Versorgungsträgers im Falle der betrieblichen Altersversorgung 

Eine wesentliche Änderung sind die erforderlichen Angaben zum Kündigungsschutzverfahren. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeitenden auch über das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren unterrichten. Hinzuweisen ist auf das Schriftformerfordernis der Kündigung nach § 623 BGB sowie die für den Arbeitgeber als auch den Mitarbeitenden geltenden gesetzlichen, tarifvertraglichen oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen, einschließlich der im Fall einer Probezeit vereinbarten verkürzten Kündigungsfrist. Darüber hinaus muss die Unterrichtung die Information über die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG enthalten. 

Viele bestehende Arbeitsverträge dürften bislang keine Inhalte über die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage enthalten. Dies stellt eine große Herausforderung für die Personalabteilungen dar. 

Einschneidende Änderungen für die Praxis 

Einschneidende Änderungen für die Praxis sind auch bei den vorgegebenen Fristen bzgl. der Aushändigung der wesentlichen Arbeitsbedingungen an den/die Arbeitnehmer*in zu erwarten. Bei neu begründeten Arbeitsverhältnissen sieht das Gesetz vor, dass vom ersten Tag der Arbeitsleistung an bis spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses die Arbeitsbedingungen in Schriftform dem/der Arbeitnehmer*in auszuhändigen sind. Bei Arbeitsverhältnissen, die vor Änderung des Nachweisgesetzes begründet wurden, muss der Arbeitgeber auf Verlangen des/der Arbeitnehmers*in die wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb von einer Woche aushändigen.  

Der deutsche Gesetzgeber hat bei der Umsetzung der Arbeitsbedingungsrichtlinie das Schriftformerfordernis beibehalten. Obwohl die Richtlinie ausdrücklich die elektronische Form für die Nachweise als ausreichend ansieht, wurde dies im Nachweisgesetz ausgeschlossen. Dies kritisieren zu Recht viele Unternehmen, die deshalb wieder auf Papier umstellen müssen. Für viele Unternehmen, deren Personalabteilungen längst digital arbeiten, stellt dies einen deutlichen Rückschritt dar und ist mit erheblichem organisatorischem Aufwand verbunden.  

Bei einem Verstoß gegen die Nachweispflicht kann ein Bußgeld von bis zu 2000 EUR drohen. Pflichtverstöße liegen vor, wenn die Nachweise nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht innerhalb der vorgegebenen Frist gemacht werden. Die Wirksamkeit des Arbeitsvertrags bleibt davon jedoch unberührt.  

Arbeitgebern ist zu empfehlen, ihre Musterverträge auf die Vereinbarkeit mit den Änderungen des Nachweisgesetzes zu überprüfen. Neue Verträge sollten alle Änderungen standardmäßig enthalten.  

Um einem „Ansturm“ von Anfragen von Arbeitnehmern gewappnet zu sein, sollten Personalabteilungen bei bestehenden Arbeitsverhältnissen die erforderlichen Nachweise in einem Standardschreiben vorbereiten, um es dann bei Bedarf innerhalb der vorgegebenen Frist aushändigen zu können.  

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baum reiter & collegen beraten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bei der Umsetzung der Anforderungen in neuen oder bestehenden Arbeitsverträgen.